Een goede manager slaagt erin met verschillende prioriteiten om te gaan, efficiënt te werken, de kosten laag te houden en de kwaliteit te garanderen. Daarenboven wordt van de manager verwacht dat hij een visie heeft en communiceert en zijn medewerkers leidt en begeleidt.

Het spreekt voor zich dat tijdsbeheer en het bepalen van de prioriteiten hierbij een belangrijke rol spelen. Hieronder vindt u 8 tips om uw tijd en prioriteiten te beheren :

1. Bepaal uw prioriteiten
Om zijn/haar werktijd efficiënt te beheren, dient de manager een duidelijk zicht te hebben op de korte- en langetermijn prioriteiten. Dit is moeilijker dan verwacht. Meermaals trapt de manager in de valkuil van het blussen van brandjes eerder dan te focussen op wat belangrijk is.

2. Behandel de meest belangrijke zaken eerst
Hard werken is niet noodzakelijk hetzelfde als 'de juiste dingen doen'. Managers spenderen veel tijd aan de meest dringende in plaats van aan de meest kritische zaken. U dient dus uw A-, B- en C- prioriteiten te bepalen en te starten met de A-taken.

3. Beperk nodeloze en excessieve onderbrekingen
Managers worden per dag verschillende keren onderbroken om allerhande redenen.Er zijn veel manieren om deze onderbrekingen te beperken : geen voortdurende "open-deur" politiek, duidelijk maken dat u liever niet wordt gestoord, maar wel een afspraak inplannen op een latere datum, zijn een aantal voorbeelden.

4. Reageer op telefoons en geschreven verzoeken
Dit is belangrijk, maar soms vervelend. Van een manager wordt verwacht dat hij of zij een antwoord geeft op vragen en opmerkingen. Bekijk hoe u dit het best kan organiseren : wanneer plant u uw telefoongesprekken, consulteert u uw emails zijn vragen waaraan u moet denken. Soms zal u onmiddellijk moeten reageren, maar laat dit niet de regel zijn.

5. Behandel documenten op een efficiënte manier
Om efficiënt te kunnen werken, dient de manager een duidelijk onderscheid te kunnen maken tussen belangrijke en onbelangrijke zaken. Meermaals gaan documenten verschillende keren door de handen alvorens een actie wordt ondernomen.  Klasseer de documenten in volgorde van belangrijkheid en beslis onmiddellijk welke actie er ondernomen dient te worden.

6. Schrijf geen nodeloze memo's of emails
Sommige memo's of emails zijn nodig, daarover bestaat geen twijfel. Niettemin is uit onderzoek gebleken dat managers te veel tijd spenderen aan het schrijven en lezen van memo's en emails. Soms is een persoonlijk bezoek of een telefonisch gesprek efficiënter om de boodschap over te maken. De keuze van het communicatiemiddel is afhankelijk van de boodschap en wat men er wil mee bereiken (pure informatie of vraag naar input).

7. Verbeter de archivering van documenten
Veel tijd wordt verloren omdat nodige documenten niet of te laat teruggevonden worden. Door een goed gestructureerd Record Management wordt aan deze tijdvreter verholpen.

8. Organiseer uw werkplaats efficiënt en ordelijk
Aangezien de manager meestal tegelijkertijd bezig is met verschillende zaken, loopt hij/zij het risico dat zijn/haar werkplaats vrij onoverzichtelijk is. Het is aangewezen de werkplaats te ordenen en te organiseren in functie van het aantal keer dat bepaalde items worden gebruikt. Hou de telefoon binnen handbereik, hou alleen de documenten die u onmiddellijk nodig hebt voor u, zijn een aantal suggesties.

Een adekwaat tijdsbeheer is noodzakelijk voor het efficiënt uitvoeren van taken en verantwoordelijkheden, maar dit moet tevens gezegd worden van  effectief delegeren.

Daarom zal Effectief Delegeren aan bod komen in mijn volgende blog.

Uit :
Successful Manager's Handbook, 6th edition
by
Lisa A. Stevens, Carol J. Skube, David G. Lee

Tot later.

Kris Buggenhout
Zaakvoerder
BCS-HR Services
email : kbuggenhout@bcs-hr.be